Wydział Zamówień Publicznych i Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych - ZPiFZ

Do podstawowych zadań Wydziału Zamówień Publicznych i Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych należy, w szczególności:

1. Opracowywanie wewnętrznych procedur postępowań o udzielenie zamówień publicznych których wartość jest wyższa niż 130 000,00 zł netto.
2. Prowadzenie rejestrów:
   • przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
   • umów zawartych w wyniku postępowania o zmówienie publiczne,
   • udzielonych zamówień publicznych, których wartość jest wyższa niż 30 000 zł netto oraz mniejsza niż 130 000 złotych netto, przeprowadzonych przez wydziały Starostwa Powiatowego oraz jednostki organizacyjne Powiatu.
   • dokumentów księgowych Starostwa Powiatowego oraz jednostek organizacyjnych Powiatu w tym faktur, wniosków o zaangażowanie środków budżetowych powiatu oraz dyspozycji płatniczych;
3. Opracowywanie oraz publikacja:
   • planu postepowań oraz jego bieżące aktualizowanie na podstawie dyspozycji wydziałów merytorycznych Starostwa Powiatowego;
   • rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach
4. Weryfikacja pod względem zgodności z ustawą prawo zamówień publicznych wniosków o uruchomienie procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej kwotę 130 000,00 zł. netto wydziałów Starostwa Powiatowego oraz jednostek organizacyjnych Powiatu tj. Zespołu Szkół Ogrodniczych i Ogólnokształcących w Pruszczu Gdańskim, Zespołu Szkół Rolniczych Centrum Kształcenia Praktycznego w Rusocinie, Szkoły Podstawowej Specjalnej w Warczu oraz Poradni Psychologiczno Pedagogicznej w Pruszczu Gdańskim,
5. Uzgadnianie składu Komisji Przetargowej oraz koordynacji pracy Komisji
6. Współpraca z wydziałami Starostwa Powiatowego oraz jednostkami organizacyjnymi Powiatu przy opracowywaniu dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
7. Udział w pracach komisji przetargowych w szczególności w zakresie przygotowania dokumentacji postępowania, ustalania kryteriów oceny ofert, ich znaczenia i sposobu oceny, ustalanie warunków udziału w postępowaniu, ocena i badanie złożonych w postępowaniu ofert oraz ocena spełniania warunków przez Wykonawców.
8. Opracowywanie projektów dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w tym między innymi:
   • ogłoszenia o zamówieniu publicznym,
   • specyfikacji warunków zamówienia wraz z załącznikami,
   • projektów wyjaśnień dotyczących specyfikacji warunków zamówienia,
   • projektów wezwań do złożenia podmiotowych lub przedmiotowych środków dowodowych oraz projektów wezwań do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonej oferty,
   • poprawianie w ofertach oczywistych omyłek polegających na niezgodności treści
     z treścią SWZ, omyłek rachunkowych lub innych nie powodujących istotnych zmian w treści oferty,
   • przygotowanie projektów pism o wyborze najkorzystniejszej oferty, odrzucenia oferty bądź wykluczenia Wykonawcy z postępowania,
   • publikacja na stronie prowadzonego postępowania oraz Biuletynu Zamówień Publicznych bądź Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej odpowiednich ogłoszeń oraz dokumentów postępowania,
   • przygotowywanie protokołu z przeprowadzonego postępowania.
9. Przygotowywanie postępowań prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki w tym:
   • projektów zaproszeń do wzięcia udziału w negocjacjach mających na celu udzielenie zamówienia z wolnej ręki,
   • projektu ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy,
   • udział w negocjacjach oraz sporządzanie protokołów z tych negocjacji.
10. W przypadku wniesienia odwołania o którym mowa w Oddziale 2 ustawy Pzp przygotowywanie projektu odpowiedzi oraz udział na podstawie upoważnienia Starosty w postępowaniu odwoławczym przed Krajową Izbą Odwoławczą.
11. Podpisywanie umów z Wykonawcami w tym:
    • wezwanie Wykonawcy oraz weryfikacja wraz z członkami komisji przetargowej dokumentów niezbędnych do podpisania umowy takich jak zabezpieczenie należytego wykonania umowy, kosztorys ofertowy, pisemne oświadczenie o liczbie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, kopie uprawnień budowlanych, kopie polisy itp.
    • przygotowanie umowy oraz przekazanie do podpisania przez osoby funkcyjne oraz do kontrasygnaty przez Skarbnika Powiatu,
    • przekazanie umowy do podpisania przez Wykonawcę
    • przekazywanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy do Wydziału Finansowego celem zaksięgowania.
12. Opracowywanie zestawień zamówień publicznych na sesje Rady Powiatu i Zarządu oraz na Komisję Infrastruktury.
13. Przygotowanie i przeprowadzanie zamówień publicznych w oparciu o ustawę Pzp dla jednostek organizacyjnych Powiatu ze środków inwestycyjnych.
14. Odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie, przebieg i udokumentowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
15. Pozyskiwanie informacji związanych z programami Unii Europejskiej, programami rządowymi oraz możliwości pozyskiwania funduszy na współfinansowanie zadań Powiatu i przekazywanie ich Zarządowi Powiatu.
16. Przygotowywanie wniosków o pozyskanie środków z funduszy zewnętrznych, a w szczególności funduszy z Unii Europejskiej.
17. Doradztwo, weryfikacja i nadzór nad wdrażaniem i realizacją programów współfinansowanych z funduszy zewnętrznych.
18. Prawidłowa realizacja projektów we współpracy z instytucjami finansującymi, zarządzającymi i monitorującymi ich przeprowadzanie, w tym przygotowywanie sprawozdań, wniosków o płatności i innych wymaganych dokumentów.
19. Raportowanie i stały monitoring w zakresie pozyskiwania środków pozabudżetowych.
20. Utrzymywanie kontaktów z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, jednostkami wdrażającymi i innymi instytucjami w sprawach związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych.
21. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Powiatu w zakresie realizacji projektów.
22. Udzielanie informacji mieszkańcom i przedsiębiorcom z terenu Powiatu o zasadach korzystania z funduszy strukturalnych.
23. Pozyskiwanie i przekazywanie Zarządowi Powiatu informacji oraz nadzór nad realizacją programów krajowych wpływających na rozwój gospodarczy i społeczny Powiatu.
24. Koordynacja działań pomiędzy Powiatem Gdańskim, a gminami Powiatu w zakresie wspólnego przygotowywania i realizacji projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych.