Zgłoszenia zewnętrzne sygnalisty

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE SYGNALISTY

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do następujących organów Powiatu Gdańskiego: Starosty Gdańskiego i Zarządu Powiatu Gdańskiego.

Informacja o sposobach przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa skierowanych do Starosty Gdańskiego:

• wypełnienie formularza zgłoszenia (zamieszczonego poniżej) i wysłanie go w formie listu w kopercie z napisem “ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE SYGNALISTY DO STAROSTY GDAŃSKIEGO” na adres:

Starostwo Powiatowe w Pruszczu Gdańskim,
ul. Wojska Polskiego 16,
83- 000 Pruszcz Gdański,

uwaga! na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy,

• wypełnienie formularza zgłoszenia (zamieszczonego poniżej) i złożenie go w Starostwie Powiatowym w Pruszczu Gdańskim bezpośrednio do Samodzielnych stanowisk ds. kontroli (pok. 209).

Formularz zgłoszenia zewnętrznego do Starosty Gdańskiego – wersja edytowalna

Zarządzenie nr 122/2024 Starosty Powiatu Gdańskiego z dnia 23 grudnia 2024 r w sprawie Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Informacja o sposobach przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa skierowanych do Zarządu Powiatu Gdańskiego:

• wypełnienie formularza zgłoszenia (zamieszczonego poniżej) i wysłanie go w formie listu w kopercie z napisem “ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE SYGNALISTY DO ZARZĄDU POWIATU GDAŃSKIEGO” na adres:

Starostwo Powiatowe w Pruszczu Gdańskim,
ul. Wojska Polskiego 16,
83- 000 Pruszcz Gdański,

uwaga! na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy

• wypełnienie formularza zgłoszenia (zamieszczonego poniżej) i złożenie go w Starostwie Powiatowym w Pruszczu Gdańskim bezpośrednio do Samodzielnych stanowisk ds. kontroli (pok. 209).

Formularz zgłoszenia zewnętrznego do Zarządu Powiatu Gdańskiego – wersja edytowalna

Uchwała nr 150/2024 Zarządu Powiatu Gdańskiego z dnia 20 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Warunki objęcia ochroną sygnalisty dokonującego ujawnienia publicznego określa art. 51 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Tryb postępowania mając zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez upoważnionych pracowników organu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych.

W ramach postępowania, organ może zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

• - jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
• - innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

Zgłoszenia odnotowuje się w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji:

1. Organ potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia organ nie przekaże, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
3. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
4. Organ poinformuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu.
5. Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
6. Organ poinformuje sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
7. Organ poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom i zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Osoby przyjmujące i weryfikujące zgłoszenia wyznaczane są na podstawie posiadanych kwalifikacji zawodowych i przechodzą szkolenia w zakresie wykonywanych zadań. Pracownicy działają na podstawie upoważnień i są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie i natychmiastowe przekazanie zgłoszenia pracownikowi upoważnionemu bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

Zasady przetwarzania danych osobowych:

1. Ochrona poufności.

Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.

2. Zgoda na ujawnienie tożsamości.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

3. Wyjątek dotyczący zgody.

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

4. Niezbędność i minimalizacja.

Dane osobowe będą przetwarzane w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

5. Przechowywanie i usuwanie danych.

Dane osobowe, przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe będą usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

6. Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

7. Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

8. Zasady ochrony danych osobowych.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

9. Klauzula RODO

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

W celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, Organ publiczny podejmie działania następcze w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia.

Ochrona sygnalistów jest zapewniona poprzez:

• ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
• zapewnienie ochrony poufności tożsamości innych osób, jeżeli zgłoszenie dotyczy także ich;
• udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
• zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;
• ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

2. Na żądanie sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;

Zgodnie z art 4¹ Ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów:

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Informacje i naruszenia prawa wyłączone spod przepisów ustawy;) pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1 sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowi czynu zabronionego.

Zgłoszenia zewnętrzne a zgłoszenia wewnętrzne.

W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Zgłoszenie można też dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa